Q 従業員を雇ったら条件を示さなければならないと聞きました。何を示せば良いのですか。

 

A 会社は、新たに従業員を雇い入れた際には、次の事項を示さなければなりません。

【必ず示すこと】

    労働契約の期間(期間の定めなし・1年間など)

    就業の場所・従事する業務の内容(株式会社○○・受付業務など)

    始業終業時刻、時間外労働の有無、休憩時間、休日、休暇、交替制勤務をさせる場合には就業時転換に関する事項(始業900 終業1800・休憩時間1200から1300・年次有給休暇 採用後6カ月経過後10日など)

    賃金の決定、計算・支払いの方法、賃金の締切及び支払いの時期に関する事項(日給月給制、労働者の同意を得た場合は銀行振込・15日締め25日払いなど)

    退職に関する事項(解雇の事由を含む)(就業規則の該当条文を示すなど)

 

【規定があれば示すこと】(就業規則や社内規程の該当条文を示します)

    昇給に関する事項

    退職金が適用される労働者の範囲、退職金の決定、支払いの方法、支払いの時期に関する事項

    臨時に支払われる賃金、賞与などに関する事項

    労働者に負担させる食費、作業用品その他に関する事項

    安全・衛生に関する事項

    職業訓練に関する事項

    災害補償、業務外の傷病扶助に関する事項

    表彰、制裁に関する事項

    休職に関する事項

 

会社から一方的に示すことでも問題ありませんが、採用後の労務トラブルを防ぐためには、内容をしっかりと説明したうえで、雇用契約書により、労働者から署名、捺印を受けることをおすすめします。

Q 採用する前に、念のため前職の会社に働きぶりを確認しても良いですか。

 

 A  原則的には面接時に直接本人から申告してもらうことをおすすめします。

 厚労省の指針によれば、求職者の個人情報を収集する際は、本人から直接収集し、又は本人の同意の下で本人以外の者から収集する等適法かつ公正な手段によらなければならないためです。

 前職の退職理由については、労働基準法で「労働者が退職の場合において、使用期間、業務の種類、地位、賃金又は退職の事由(解雇の場合はその理由を含む)について証明書を請求した場合、使用者は遅滞なくこれを交付しなければならない」と定められており、この退職証明書を本人に同意をとってから提出してもらう方がよいでしょう。

 求職者の個人情報については、その目的の範囲内で収集することとし、本籍・出生地、思想・信条、労働組合への加入状況など、収集してはならない個人情報もあるので注意が必要です。

Q 障害者の雇用義務がある企業と、雇用人数について教えてください。

A 原則は、すべての事業主に対し、身体障害者を雇用する努力義務が課されています(障害者の雇用の促進に関する法律)。 

雇用人数は法定雇用率によって決められており、常用雇用労働者に占める割合の1.8%以上とされています。このため、労働者数が56人以上の会社は、1人以上の障害者を雇用しなければならないことになります。(1人未満の端数は切り捨てます)

  

 雇用率の算定は、知的障害者も身体障害者、精神障害者も同様にカウントします。重度身体障害者、重度知的障害者が雇用された場合には、フルタイムで1人を雇用した場合は2人、短時間労働の場合は1人としてカウントされます。

 

 法定雇用率に達していない事業主に対しては、厚生労働大臣は雇入れに関する計画の作成の命令、作成したものを変更するよう勧告、勧告に従わないときは企業名も含めその旨を公表することができるとされています。

  また、常時301人以上の労働者を雇用する企業が、法定雇用率を達成していない場合、不足人数1人に対し、月額5万円の納付金の納入義務が課せられます。

Q 入社の際に立てる身元保証人の責任範囲はどういうものでしょうか。

A 身元保証契約は、従業員の行為によって使用者が受ける損害を賠償することを約束する契約です。これは、身元保証人と会社の間で任意に決める契約です。

保証人の責任が重くなりすぎる可能性もあり、「身元保証に関する法律」によって一定の制限が加えられています。

 

【保証期間】

 ・期間の定めがない場合は、契約成立の日から3年間とする

 ・期間の定めのあっても、5年を超えてはならない。5年を超えた契約は5年とみなす

 ・自動更新はできない

 

【通知義務】

次の場合には、使用者は身元保証人に遅滞なくその旨を通知しなければならない。

 ①従業員に業務上の不適任、不誠実な行動等があり身元保証人の責任が発生しそうなとき

 ②従業員の仕事内容や勤務地を変更したために、身元保証人の責任が重くなったり監督が困難になるとき

 

 身元保証人は、上記①、②の事実を知った場合、将来に向かって契約を解除できます。また同法の規定に反する身元保証人に不利益な契約は無効とされています。

 

 身元保証人の責任及びその金額は、従業員の監督に関する使用者の過失の有無、身元保証人が身元保証をするに至った理由及び注意の限度、従業員の任務及び身上の変化など一切の事情を考慮して、裁判所が決定することになります。

Q  期間の定めを設けて労働契約を締結したいのですが、注意点を教えてください。 

A まず契約期間の長さについて、原則3年が上限です。ただし、次に該当する場合は5年となります。

 

● 専門的な知識、技術又は経験であって高度のもの、例えば博士の学位を有する者、社会保険労務士、公認会計士、弁護士等との者との間で締結する場合

● 60歳以上の者との労働契約

 

 ただし、建設工事の従業員など、一定の事業の完了に必要な期間を定める労働契約についてはその期間となります。

  

 また、期間の定めのある労働契約の締結の際には、「有期労働契約の締結、更新及び雇止めに関する基準」が設けられており、労働者に対してその労働契約の期間の満了後における更新の有無を明示しなくてはなりません。更新する場合がある旨を明示した場合は、更新しない場合の判断基準を明示しなくてはなりません。更に、雇入日から1年を超えて継続勤務している者に対して、更新しない場合は、あらかじめ更新しないことが明示されている場合を除いて、少なくとも契約期間満了日の30日前までに、更新しない旨の通知をしなければなりません。

Q  お昼休みの来客当番や電話当番は、労働時間となりますか。

 

A 来客や電話の応対等で待機している時間は、使用者の指揮命令下に置かれており、自由に労働から離れることが保障されていないため、労働時間になります。このため、一斉休憩適用除外に関する労使協定を締結し、休憩時間を交代制にするなどの工夫が必要です。

  また、管理監督者は、休憩時間の適用が除外されていますので、他の労働者の休憩時間中に管理監督者が応対することは問題ありません。管理監督者の要件については、後ろの記事をご参照ください。

Q 当社は管理職に残業手当を支給していませんが、正しいのでしょうか。

A 労基法では、労働時間、休憩および休日に関する規定の適用が除外される「管理監督者」の定めがあります。

管理監督者は、労働時間や休日の規制の枠を超えて活動せざるを得ない、重要な職務と責任を有する者で、勤務実態も、労働時間等の規制になじまないような立場にある者に限られます。会社での役職名称にとらわれることなく、職務の内容、責任と権限、勤務態様の実態に基づき、管理監督者かどうかが判断されます。

具体的には、次の要素を満たす者が管理監督者に該当するとされます。

 

● 経営者と一体的な立場にあり、労務管理上の指揮権限を有する

● 出退勤について規制を受けず、勤務時間について自由な裁量権限を有する

● 十分な役付手当等が支給されており、賃金が高く、賞与についても一般労働者に比べて

  優遇措置が講じられている

管理監督者とみなされるには、このような条件を満たし、割増賃金の支払の対象外としても、保護に欠けることがない程度の処遇を受けていることが必要です。

 

 尚、管理監督者であっても、深夜に関する規定は適用と年次有給休暇に関する規程は除外とされていません。管理監督者であっても深夜に労働させた場合には、深夜割増賃金の支払いが必要となります。

Q 弊社は1年の変形労働時間制を採用していますが、労働者が時間外労働した場合には、割増賃金を支払う必要がありますか?支払う必要があるのなら、その計算方法や支払日について教えてください。

A 1年単位の変形労働時間制は、労使協定で対象期間を平均して、1週間の労働時間を法定労働時間の範囲内にすることにより、各日、各週の所定労働時間を一定の範囲内で法定労働時間を超えて定める事ができる制度です。

 しかし、その各日・各週について労使協定で定めた時間や、それ以外の日で法定労働時間を超えて労働した場合は、割増賃金の支払い義務が発生します。

 1年単位の変形労働時間制において、割増賃金は次のように計算されます。

① 各日の割増賃金が必要な時間

  労使協定で1日8時間を超える時間を定めた日はその時間、それ以外の日にあたっては8時間を超えて労働した時間

② 各週の割増賃金が必要な時間

  1の時間外労働と計算した時間以外で、労使協定で一週40時間を超える時間を定めた週はその時間、それ以外の週は1週40時間を超えて労働した時間

③ 対象期間の割増賃金が必要な時間

  1・2で時間外労働と計算した時間以外で、対象期間の法定労働時間の総枠 を超えて労働した時間

 割増賃金の支払方については、1・2は、毎月の給与で支払わなければならず、3については、対象期間が終了した直近の賃金支払日に支払います。

Q 労働時間を正確に管理したいのですが、どのように管理するのが良いでしょうか。

A 使用者は労働者の労働時間を正確に把握する責務があります。

単に1日何時間働いたかを把握するだけでは足りず、労働日ごとに始業時刻や終業時刻を確認する必要があります。

 

 始業・終業時刻を確認する方法は、使用者が直接労働時間を確認する方法や、タイムカード等で客観的な労働時間を記録し、必要に応じ残業指示書などとを照合することで確認する方法があります。

 

 自己申告により労働時間の確認を行う場合は、始業終業時刻や時間外労働時間数等を正しく記録し、適正に申告を行うことを労働者に十分指導し、自己申告による時間と実際の労働時間が合致しているか必要に応じて実態調査を行うこと、適正な申告を阻害する目的で時間外労働時間数の上限を設定するなどの措置を講じないことが求められます。  

Q 上司の承認を得ずに自発的に残業している場合、残業時間の取り扱いをする必要があるのでしょうか。

A 残業時間かどうかは、業務との関連性の有無によります。業務との関連性がなく、単に残っている場合は、当然残業の扱いをする必要はなく、業務命令として退勤を命じるのが相当です。

 業務との関連性がある場合、社内に残って自主的に残業をしている社員に対し、上司がそれを放置していれば、黙示の指揮命令があったとされ残業時間とされます。

  会社として、自発的残業に対処するためには、上司が社員の残業を管理することが求められます。たとえば、業務の進捗状況により残業が必要な場合はその都度許可や指示を出すことや 残業が必要ない場合には労働者に退勤を命じることが重要です。

Q 年次有給休暇の発生要件について教えてください。

A 年次有給休暇は、全労働日の8割以上出勤したことにより発生します。

実務では、「全労働日」、「出勤日」の考え方がよく問題となります。全労働日とは契約上労働義務がある日のことです。具体的には就業規則等で定められている休日以外の日のことをいいます。このため、休日出勤した日は元々休日でしたので全労働日には含まれません。一方、出勤日とは全労働日のうち現実に就労した日のことをいいます。遅刻早退のように労働日の所定労働時間の一部しか就労しなかった場合であっても出勤として取り扱います。

 なお、業務上のけが等で欠勤する日、産前産後休暇を取得した日、試用期間中、育児休業を取得した日、年次有給休暇を取得した日については、労働したものとして取り扱います。

Q 従業員から年次有給休暇の買い上げを要求された場合、応じなければならないのでしょうか。

A 年次有給休暇制度は本来、従業員が給料の心配をすることなく休暇を取ることによって、日頃の心身の休養を図りリフレッシュしてもらうための制度です。

 年次有給休暇の買い上げは、このような趣旨から外れますので、認められていません。

 

 ただし、労基法で定められた日数以上の年次有給休暇を付与している場合に、その部分を買い上げることや、2年の時効で消滅した分や退職により消滅した分を買い上げることは、違反となりません。

Q 退職予定の従業員から、まとめて年次有給休暇を請求されたのですが断ることはできますか?

A 従業員は有給休暇の取得に関して、時季を指定する権利(時季指定権)を有します。年次有給休暇の使用目的についても従業員の自由です。

 しかし、使用者は、年次有給休暇の時季を変更する権利(時季変更権)を有します。時季変更権とは、事業の正常な運営を妨げるような場合には、有給休暇を取得する時季を変更できる権利のことです。

 事業の正常な運営を妨げる場合とは、単に仕事が忙しいという理由だけでは足りず、その会社の規模、職場の配置、業務内容、代行者の配置の難易等の事情を考慮して合理的に判断されます。

 退職時に残った年次有給休暇をまとめて請求された場合の会社の対応ですが、退職日が決まっているため使用者側に時季を変更する余地がなく、拒否することができません。業務の引き継ぎ等でどうしても働いてもらう必要がある場合は、従業員と話し合って退職日を変更してもらう、又は退職により消滅する有給休暇を買い上げることで理解を得ることとなります。 

Q 「振替休日」と「代休」の違いを教えてください。

A「振替休日」とは休日が他の日に変更になることです。このため、元の休日は労働日になり、その日に労働しても休日労働になりません。よって休日出勤にともなう割増賃金の支払いは必要ありません。

「振替休日」を適正なものとするには、次の要件を満たすことが必要です。

◎ 就業規則に振替休日の規定があること

◎ 44日の休日を確保すること

◎ 事前に振替日を特定すること

◎ 遅くとも前日までに本人に通知すること

ただし、振替休日が週をまたがった場合、週の法定労働時間を超えて労働させた時間については、時間外労働に対する割増賃金の支払い義務が生るため注意が必要です。

 

 代休は、事前に振替ることをせずに休日労働をさせた後、代わりに休日を与えることです。この場合、他の日に休日を与えても休日労働した事実は変わりませんので、休日労働に対する割増賃金を支払う必要が生じます。

Q 1年前に退社した社員から残業代の未払請求をされました。支払わなければならないのでしょうか。

 

A 退職後の社員であったも、賃金の支払日から2年経っていないものについて請求があった場合、その請求内容が妥当なものであれば、会社に支払義務が生じます。

 尚、退職金については、退職金の支払日から年経っていなものについて請求があった場合、会社の規則・規程に退職金支払をうたってるものについては支払義務が生じます。 

Q 職務手当を支給している社員に対し、時間外労働の割増賃金を支給する場合、職務手当の金額も割増賃金の計算基礎に入れなければなりませんか?

A 各種手当について、割増賃金算定の基礎賃金にあたるかについては、労基法に定められています。労働基準法では、「割増賃金の基礎となる賃金には、家族手当、通勤手当その他政令で定める賃金は算入しない」とされています。

(割増賃金の基礎から除くことができる手当) 

● 家族手当

● 通勤手当

● 別居手当

● 子女教育手当

● 住宅手当

● 臨時に支払われる賃金

● 1ヶ月を超える期間ごとに支払われる賃金

 これらの手当は限定列挙としてあげられていますので、他の手当がここに挙げた手当に近い、意味合いが同じといった理由で基礎賃金から除くことができません。

 

 このため職務手当は、割増賃金の基礎に含めなければならないということになります。ただし、上記で挙げた手当であったも、例えば「住宅手当を家賃にかかわらず一律の額を支給している」など、実態として住宅手当の意味合いをなしていないものは、割増賃金の基礎から除くことができませんので注意が必要です。

Q 過去に作成した就業規則を変更したいと思います。どのような手順で変更するのでしょうか。

A 就業規則や賃金規程、育児介護休業規程などを変更する手順としては、おおよそ次のとおりとなります。

① 就業規則の変更案を作成する

② 見直す内容に応じ、必要な労使協定、申請書等を作成する

③ 労働者の過半数を代表する者に意見を求め、意見書を記載させる

④ ③.の意見書と就業規則(変更)届を添付し所轄労働基準監督署長に提出する

⑤ 変更後の規則、規程を労働者に周知する

 

 労働者の意見書については、意見の内容が規則に全面的に反対するものであっても、就業規則の効力には影響をおよぼしません。就業規則が法律に抵触しておらず、労働者に周知するなど適正な手続きをとったものであれば、意見書の内容が反対であることは、就業規則の効力に影響を及ぼすものではありません。

就業規則を改定し、労働条件を不利に変更する場合については、原則として労働者全員の同意が必要です。ただし、裁判例では、労働者の受ける不利益の程度、労働条件の変更の必要性、変更後の就業規則の内容の相当性、労働組合等との交渉の状況その他の就業規則の変更に係る事情に照らして合理的なものであれば変更された就業規則により労働条件の変更ができるとされています。

Q 弊社には、支店や営業所を含めて複数事業所があります。就業規則の労働基準監督署への提出は各事業所ごとに行なうのでしょうか。

A 就業規則は、事業所が複数存在する場合、原則として常時10人以上の労働者を使用するそれぞれの事業所で作成し、 それぞれの事業所を管轄する労働基準監督署に提出しなければならないとされています。 しかし、それでは大変ですので、次の通達が出され、会社の事務負担の軽減が図られています。

 

 当該企業等の複数の事業所において同一の就業規則を適用する場合であって、本社において一括して就業規則の作成等を行い、 かつ、本社以外の事業所の所在地を管轄する労働基準監督署あてに届け出る就業規則を本社の使用者がとりまとめて、 当該本社の所在地を管轄する労働基準監督署へ届け出る場合は、次に掲げる用件を満たしていれば本社以外の事業所の就業規則に ついても届出があったものとして取り扱うこと。

①  本社の所在地を管轄する労働基準監督署に対する届出の際には、本社を含む事業所の数に対応した必要部数の就業規則を提出すること。

 

②  各事業所の名称、所在地および所在地を管轄する労働基準監督署並びに労働基準法第89条各号「就業規則の記載事項」に定める事項について当該企業の本社で作成された就業規則と各事業所の就業規則が同一の内容のものである旨が附記されていること。また、就業規則の変更届出の場合には、変更前の就業規則の内容についても同一である旨が附記されていること。

 

③ 労基法第90条第2項に定める書面「過半数組織労働組合等の意見書」については、その正本が各事業所の就業規則に添付されていること。また、原則としてそれぞれの事業所の従業員の過半数で組織する労働組合(または過半数代表者)の意見を聴かなければなりません。(労働組合が単一組織である場合は、本社において労働組合本部の意見を聴取するだけで足ります)ただし、当該事業所の労働者の過半数が本社において意見を聴取する労働組合に加入していない場合は、当該事業場の過半数代表者から意見を聴かなければなりません。

お問合せ・ご相談はこちら

受付時間
月~金(祝日休 9:00~18:00)

ご不明点などございましたら、お電話もしくはお問合せフォームよりお気軽にご相談ください。

お電話でのお問合せはこちら

092-834-4996

福岡市早良区高取の社会保険労務士事務所です。福岡市および福岡県内全域を中心に社労士として活動しています。人事労務コンサルタントとして、企業や医療施設、病院、クリニック、福祉施設の人事制度、賃金制度の提案、就業規則作成や 給与計算のアウトソーシング、人事労務のサービスを通じて、福岡の会社の課題を経営者のみなさまと一緒に乗り越えていきます。

業務対応エリア
福岡県福岡市、大野城市、筑紫野市、春日市、糟屋郡、その他県内全域。

お気軽にお問合せください

お電話でのお問合せ

092-834-4996

<受付時間>
月~金(祝日休 9:00~18:00)

大平社会保険労務士事務所

住所

〒814-0011
福岡県福岡市早良区高取2丁目
16-24-2F

受付時間

月~金(祝日休 
9:00~18:00)